La dimensione umana del Project Management: Daniela Donati al PMexpo 2026

ROMA - La riuscita di un progetto non si costruisce soltanto attraverso una buona strategia, una corretta distribuzione delle risorse o il rispetto delle tempistiche. Dietro ogni risultato ci sono persone chiamate a prendere decisioni, condividere informazioni, affrontare imprevisti e trovare soluzioni comuni. Ed è proprio in queste interazioni quotidiane che si determinano spesso le condizioni per il successo, oppure per l'insuccesso, di un'iniziativa.

Una prospettiva che Daniela Donati, docente di Training Academy Srl, società del Gruppo G&A, ha portato al centro del proprio intervento durante il PMexpo 2026, svoltosi il 6 novembre all'Auditorium del Massimo di Roma. L'appuntamento, promosso dall'Istituto Italiano di Project Management (ISIPM), ha raggiunto la sua quindicesima edizione confermandosi un momento di confronto sui cambiamenti che interessano il mondo del Project Management, dalle nuove tecnologie all'evoluzione delle competenze professionali.

Tra i temi affrontati, quello proposto da Donati ha offerto l'opportunità di osservare la gestione dei progetti da una prospettiva meno convenzionale: quella dei comportamenti che possono ostacolare il lavoro anche quando l'impianto organizzativo sembra non presentare criticità.

«Come far fallire un progetto (anche quando è pianificato benissimo)» è il titolo scelto per l'intervento, arricchito dal sottotitolo «Istruzioni semiserie per sabotare risultati, relazioni e lavoro di squadra». Una formula ironica che ha permesso di affrontare con immediatezza un tema complesso: il peso delle dinamiche umane nei processi organizzativi e la difficoltà, ancora diffusa, di attribuire loro la stessa attenzione riservata agli aspetti tecnici e operativi.

«Mi stupisco di non stupirmi più nel constatare quanta consapevolezza ci sia del peso delle dinamiche umane e relazionali nel successo o nel fallimento dei progetti. Eppure, continuiamo a dedicare loro meno attenzione di quanta ne meritino», ha dichiarato Daniela Donati.

La considerazione mette in luce un limite che attraversa molte organizzazioni. Il valore delle persone viene riconosciuto nei principi aziendali e nei programmi di sviluppo, ma non sempre trova un'applicazione concreta nelle modalità di lavoro. Si investe nella pianificazione, si introducono nuovi strumenti di controllo e si definiscono procedure dettagliate, mentre aspetti come la fiducia, la chiarezza comunicativa e la capacità di affrontare i contrasti vengono talvolta lasciati alla sensibilità dei singoli.

Eppure, sono proprio questi elementi a influenzare il funzionamento di un gruppo. Una responsabilità interpretata in modo diverso dai componenti del team, un'informazione non verificata o un dissenso che non trova spazio possono generare difficoltà progressive, fino a compromettere il raggiungimento degli obiettivi.

Le criticità che si nascondono nella quotidianità lavorativa

Nel corso dell'incontro, la docente ha individuato tre aree sulle quali è necessario sviluppare maggiore consapevolezza: la comunicazione, la costruzione di una reale identità di squadra e la gestione del cambiamento.

La prima riguarda la distanza che può esistere tra il messaggio trasmesso e quello effettivamente compreso. In ambienti professionali caratterizzati da una comunicazione continua, supportata da piattaforme digitali, riunioni e strumenti di condivisione, il rischio non è necessariamente la mancanza di informazioni, ma la difficoltà di attribuire loro un significato comune.

Un'indicazione può essere formulata in modo chiaro per chi la invia e risultare ambigua per chi la riceve. Una decisione può essere comunicata senza che siano stati chiariti tutti i suoi risvolti operativi. Per questo motivo, ascoltare e verificare la comprensione diventano passaggi indispensabili. La comunicazione efficace richiede partecipazione, disponibilità al confronto e attenzione alle esigenze degli interlocutori.

La seconda area riguarda la capacità di trasformare un insieme di competenze individuali in una risorsa collettiva. Le organizzazioni possono contare su professionisti preparati e specializzati, ma il valore delle singole professionalità emerge pienamente soltanto quando esistono condizioni favorevoli alla collaborazione.

Lavorare nello stesso progetto non significa necessariamente lavorare come una squadra. Perché questo accada servono obiettivi condivisi, fiducia, riconoscimento reciproco e disponibilità ad assumersi responsabilità che vadano oltre il proprio incarico. In questo processo, chi esercita una funzione di leadership deve saper valorizzare le differenze, favorire la partecipazione e mantenere il gruppo orientato verso una direzione comune.

La terza questione è legata all'atteggiamento nei confronti del cambiamento. Le organizzazioni operano in contesti in continua evoluzione e devono confrontarsi con nuove tecnologie, trasformazioni del mercato e aspettative professionali differenti. In queste condizioni, la capacità di rivedere decisioni e modalità operative diventa essenziale.

La pianificazione non deve essere interpretata come un vincolo che impedisce di correggere il percorso, ma come uno strumento che consente di governarlo. Quando emergono nuove informazioni o cambiano le condizioni iniziali, saper modificare la strategia è una manifestazione di consapevolezza organizzativa, non un segnale di debolezza.

«Forse abbiamo bisogno di guardare le cose al contrario, immaginando come potremmo sabotare un progetto, per riconoscere rischi che troppo spesso sottovalutiamo: una comunicazione che genera incomprensioni, una collaborazione che si perde negli individualismi, una resistenza al cambiamento che soffoca creatività e innovazione», ha spiegato Donati.

L'esercizio proposto consiste dunque nell'anticipare le possibili cause di insuccesso per intervenire prima che si trasformino in problemi concreti. Un approccio che amplia la tradizionale analisi dei rischi, includendo anche quei fattori comportamentali che non sempre trovano spazio nei sistemi di controllo e negli indicatori di progetto.

Nuove tecnologie e nuove competenze: la centralità della dimensione umana

Il tema è particolarmente attuale in una fase nella quale l'intelligenza artificiale e la trasformazione digitale stanno modificando profondamente il modo di organizzare il lavoro. Le innovazioni tecnologiche permettono di automatizzare attività, elaborare grandi quantità di informazioni e migliorare la qualità dei processi decisionali. Ma la disponibilità di strumenti più evoluti non elimina le complessità legate alla gestione delle persone.

Al contrario, la trasformazione dei modelli professionali richiede una maggiore capacità di accompagnare i gruppi, affrontare le incertezze e costruire nuove modalità di collaborazione. Le competenze tecniche restano fondamentali, ma devono essere affiancate da capacità relazionali e organizzative che consentano di utilizzare efficacemente le opportunità offerte dall'innovazione.

È in questo contesto che la formazione assume un valore che va oltre il semplice aggiornamento professionale. Sviluppare competenze significa anche aiutare le persone a riconoscere i propri comportamenti, migliorare le modalità di interazione e affrontare situazioni complesse con maggiore consapevolezza.

L'intervento di Daniela Donati si inserisce nella visione di Training Academy, realtà del Gruppo G&A impegnata nello sviluppo delle competenze e nella crescita professionale delle persone. HR Business Partner, Trainer e Professional Coach, Donati vanta oltre vent'anni di esperienza nella consulenza organizzativa e nella gestione delle risorse umane, maturata lavorando con piccole e medie imprese e organizzazioni multinazionali.

Un percorso professionale che, insieme alla formazione umanistica e all'attività di accompagnamento di manager e gruppi di lavoro, le ha consentito di approfondire le dinamiche che influenzano la vita delle organizzazioni. Al centro del suo approccio si trova la convinzione che i risultati dipendano anche dalla qualità delle condizioni nelle quali le persone sono chiamate a operare.